דיג'יי לאירוע חברה: איך בוחרים ומה מתאמים

דיג'יי לאירוע חברה עובד בתנאים אחרים לגמרי מאשר בחתונה. אין זוג שבחר כל שיר, יש קהל של עשרות או מאות עובדים שלא בהכרח מכירים זה את זה. יש מנכ"ל שצריך לנאום בזמן, טקס הצטיינות, סרטון של החברה, ולפעמים רק שעתיים וחצי לכל הערב.

מי שמארגן את האירוע הוא לרוב מנהלת משרד, צוות משאבי אנוש או ועד עובדים. הם לא אנשי מוזיקה, והם גם צריכים לתת דין וחשבון על התקציב ועל ההצלחה של הערב.

במדריך הזה נעבור על מה שמייחד אירוע חברה, איך בוחרים דיג'יי שמתאים, מה מתאמים איתו ואיך מתכננים תקציב.

במה אירוע חברה שונה

המטרה

אירוע חברה הוא לא רק מסיבה. יש לו מטרה: להודות לעובדים, לחגוג הישג, לחבר צוותים או לפתוח שנה. המוזיקה צריכה לשרת את המטרה, ולא להפך.

קהל מעורב

באותו חדר יש עובדים צעירים, מנהלים ותיקים, לפעמים בני זוג ולקוחות. יש מי שבאו לרקוד ויש מי שבאו לדבר. דיג'יי טוב יודע לבנות ערב שבו גם מי שלא רוקד נהנה.

נאומים, פרסים ומשמעת לו"ז

ברוב אירועי החברה יש חלק רשמי: ברכה של ההנהלה, חלוקת פרסים, סרטון. החלק הזה חייב לצאת לפועל בזמן, כי אחריו האנשים מתפזרים.

מיתוג ומגבלות סאונד

לפעמים יש לוגו על מסך, צבעי תאורה לפי המותג או שיר שמזוהה עם החברה. ובמקביל יש מגבלות: משרד עם שכנים, אולם במלון עם הגבלת עוצמה, או אירוע בחוץ עם שעת סיום קשיחה.

איך בוחרים דיג'יי לאירוע חברה

• ניסיון באירועי חברה. בקשו דוגמאות של אירועים דומים בגודל ובאופי. אירוע של 300 עובדים במלון שונה מאוד ממסיבת צוות בגג של משרד.
• יכולת הנחיה. בהרבה אירועים הדיג'יי הוא גם מי שמזמין לבמה ומכריז על הזוכים. שימו לב איך הוא מדבר.
• ציוד מתאים. מיקרופונים אלחוטיים לנאומים, חיבור למקרן או למסך, ותאורה שמתאימה לחלל.
• חשבונית מס וביטוח. חברה צריכה חשבונית מסודרת. גם מלונות ואולמות רבים מבקשים ביטוח צד ג' מהספקים.
• דייקנות. שאלו מתי הוא מגיע להקמה ומתי הכול מוכן. באירוע חברה אין מקום לבדיקת סאונד מול האורחים.

כדאי גם לקבוע שיחה קצרה או פגישה לפני שסוגרים. שאלו איך הוא היה מתכנן את הערב שלכם, מה הוא עושה כשנאום מתארך, ואיך הוא מתמודד עם רחבה ריקה אחרי הארוחה. התשובות יגידו לכם הרבה יותר מכל סרטון תדמית. דיג'יי שמבין אירועי חברה ישאל אתכם על המטרה, על הקהל ועל הלו"ז עוד לפני שהוא מדבר על שירים.

את מה שחייב להיות כתוב בהסכם פירטנו במדריך חוזה עם דיג'יי, והעקרונות שם מתאימים גם לחברות.

מה מתאמים מראש

לוח זמנים מפורט

שלחו לדיג'יי לו"ז עם שעות מדויקות: הגעת אורחים, פתיחה רשמית, נאומים, ארוחה, ריקודים וסיום. ציינו מי מדבר, באיזה סדר וכמה זמן.

סימנים מוסכמים לנאומים ולסרטונים

לכל נאום או סרטון כדאי להגדיר מראש:

1. איזה שיר מלווה את העלייה לבמה.
2. מי מעביר את המיקרופון.
3. מתי מתחיל הסרטון ומי לוחץ על הפעלה.
4. איזו מוזיקה חוזרת אחרי הסרטון.

מוזיקת רקע ומוזיקת מסיבה

ההחלטה הכי חשובה היא כמה מהערב יהיה רקע וכמה רחבה. בכניסה ובארוחה מתאימה מוזיקה נעימה בעוצמה שמאפשרת לדבר. רעיונות לבניית האווירה הזו תמצאו במדריך על מוזיקה לקבלת פנים. אחרי החלק הרשמי, אפשר לעבור לריקודים: להיטים ישראליים, מזרחית, פופ בינלאומי ושירים שכולם מכירים.

רשימת "אל תנגן"

באירוע חברה זה חשוב במיוחד. בקשו להימנע משירים עם מילים בוטות, שירים שקשורים למתחרים או שירים שעלולים לפגוע בחלק מהעובדים. העבירו את הרשימה בכתב.

שעות נוספות

סכמו מראש מה קורה אם הערב מתארך: האם הדיג'יי יכול להישאר, כמה זה עולה, ומי מאשר את זה במקום. עדיף שמישהו אחד מטעם החברה יקבל את ההחלטה.

טיפ: מנו איש קשר אחד מהחברה לערב עצמו. הדיג'יי צריך לדעת למי לפנות אם הנאום מתעכב, אם המנכ"ל מבקש שיר או אם צריך לסיים מוקדם.

תקציב: טווחים משוערים

המחירים משתנים לפי אזור ועונה, וגם לפי סוג האירוע. כהערכה כללית, דיג'יי לאירוע חברה בינוני עולה בערך בין 3,000 ל-10,000 ש"ח, ולעיתים יותר באירועים גדולים. מה שמשפיע על המחיר:

• משך האירוע וזמן ההקמה
• מספר המשתתפים וגודל החלל
• הנחיה כחלק מהחבילה
• מסכים, תאורה מיוחדת ומיתוג
• אירוע בימי חול או בסוף שבוע, ובעונת החגים

בקשו הצעת מחיר מפורטת שכוללת מע"מ, ציוד ושעות, כדי שתוכלו להשוות בין ספקים.

טיפים למנהלות משרד ולמשאבי אנוש

• שאלו את העובדים. סקר קצר על שירים אהובים יוצר מעורבות לפני האירוע.
• אל תאריכו את החלק הרשמי. נאומים קצרים משאירים אנרגיה לרחבה.
• שימו את הפרסים מוקדם. אחרי שעה של ריקודים קשה לאסוף את כולם.
• תנו לדיג'יי לקרוא את הקהל. רשימה כללית עדיפה על פלייליסט מלא שלא משאיר מקום לתגובה.
• בדקו את המקום מראש. חשמל, גישה לציוד ושעת סיום.

איך מנהלים את המוזיקה במקום אחד

כשכמה אנשים בחברה רוצים להשפיע, הכי קל לרכז הכול ברשימה אחת: שירים לפי קטגוריות כמו כניסה, במה, רקע וריקודים, הערות ליד כל שיר ורשימת "אל תנגן". תיאום מוזיקה אונליין מאפשר לצוות להוסיף שירים מ-YouTube, ולדיג'יי לראות את הכול מסודר. דיג'יים רבים מנהלים כך את כל האירוע, מהצעת המחיר ועד הלו"ז, במערכת אחת לניהול אירועים.

שאלות נפוצות

האם הדיג'יי יכול להנחות את הטקס הרשמי?

כן, הרבה דיג'יים מנחים אירועי חברה. בקשו לראות סרטון ובדקו שהם מכירים את שמות המנהלים והזוכים מראש.

כמה זמן לפני כדאי לסגור דיג'יי לאירוע חברה?

סביב חגים וסוף שנה הביקוש גבוה, ולכן כדאי לסגור כמה חודשים מראש. את המוזיקה אפשר לתאם בשבועות האחרונים.

מה עושים אם המשרד לא מאפשר מוזיקה רועשת?

מתכננים ערב רגוע יותר עם מוזיקת רקע ורחבה קטנה, או מעבירים את החלק הרקוד למקום אחר. דיג'יי מנוסה יידע להתאים את ההגברה לחלל.